Facturas con código QR

La obligación de incluir un código QR en las facturas tiene por objeto evidente y exclusivo, incrementar el control y fiscalización de autónomos y empresarios por parte de hacienda, aunque la ley lo contemple como una medida para promover la transparencia y seguridad en las operaciones comerciales.

Así el Real Decreto 1007/2023, del 5 de diciembre, establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que respaldan los procesos de facturación. Su propósito prioritario debe la conservación de la integridad de los datos registrados en dichos sistemas, según los siguientes objetivos fundamentales:

• Integridad: Garantizar que los datos de las facturas no se alteren y sean fiables.
• Autenticidad: Verificar la autenticidad de las facturas.
• Trazabilidad: Facilitar el seguimiento de las transacciones.

Un código QR es una representación visual de información en un formato de código de barras bidimensional. Su propósito es almacenar información de manera eficiente y puede ser escaneado por dispositivos móviles con cámaras. En el caso de las facturas electrónicas, el código QR contiene toda la información clave de la factura, como los números de identificación fiscal del comprador y del vendedor, país, número de factura, fecha, impuestos y tasas, entre otros.

El uso de códigos QR debería permitir a los destinatarios de facturas electrónicas verificar rápida y fácilmente su autenticidad y validez. Esto en principio agilizaría el proceso para que los clientes confirmen la exactitud de sus facturas, al tiempo que garantiza que la empresa emisora cumple con sus obligaciones ante las autoridades tributarias, reportando información básica de la operación ante la Agencia Tributaria (AEAT).

El Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre de 2023, configura los requisitos de las tecnologías de la información y los sistemas electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. La ley contempla la obligatoriedad del código QR en todas las facturas y para todos los negocios.

Este cambio promete revolucionar el control fiscal y aumentar la transparencia de las transacciones comerciales. Si bien pueden surgir dudas sobre su eficacia o preocupaciones sobre la privacidad, el objetivo es mejorar la digitalización de las empresas y combatir el fraude fiscal sin revelar datos sensibles de los autónomos y las empresas.

El Real Decreto 1007/2023 introdujo cambios importantes en el ámbito de la facturación electrónica que afectan al contenido de las facturas, según lo siguiente:

• El Código QR de facturas:
  • Las facturas emitidas mediante sistemas informáticos deben incluir una representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de facturas electrónicas, esta representación gráfica puede ser sustituida por el contenido que representa el propio código QR.
  • Todas las facturas deben incorporar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Esto se aplicará cuando el sistema informático remita todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Autenticidad e integridad:
  • Se presume la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura conforme están acreditadas al emitirse empleando un sistema o programa informático que cumple con los requisitos del Reglamento.

Por tanto, el código QR se convierte en un elemento esencial dirigido a garantizar la transparencia y seguridad en las operaciones comerciales, siendo obligatorio igualmente para las facturas simplificadas. Estas modificaciones buscan mejorar la digitalización de las empresas y combatir el fraude fiscal sin comprometer la privacidad de los autónomos y las empresas.

Comunicación a la Agencia Tributaria vía Código QR

Según la ley, empresarios y consumidores receptores de una factura podrán proporcionar información a la Agencia Tributaria utilizando el código QR de la factura.

Este proceso debería ser sencillo y podría ejecutarse mediante un dispositivo que permita leer el código y transmitir datos. La AEAT habilitará una vía específica en su sede electrónica o por medio de una APP con el fin de recibir la información requerida. Al acceder a la sede electrónica o la aplicación deberían mostrarse los datos del código QR de manera legible.

En el caso que la factura incluya: “Factura verificable en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Hacienda” o “VERI*FACTU”, el destinatario podrá realizar el proceso de verificación para confirmar que la factura fue efectivamente enviada a la Agencia Tributaria.

La AEAT podrá usar la información facilitada por el destinatario de la factura para obligar al cumplimiento de sus responsabilidades en la aplicación de los impuestos.

Elementos Obligatorios contemplados por el Reglamento de Facturación

Según modificaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023 en el Reglamento de Facturación, las facturas deben incluir al menos los siguientes elementos:

Datos emisor:

• Nombre y apellidos.
• Razón o denominación social.
• NIF o NIE.
• Dirección completa y código postal.

Datos receptor:

• Nombre y apellidos.
• Razón o denominación social.
• NIF o NIE.
• Dirección completa y código postal.

Numeración:

• Número y, si corresponde, serie de la factura. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa

Fechas:

1. Fecha expedición factura y operaciones, así como descripción pagos anticipados de fechas distintas a la factura.

Contenido:

1. Descripción bienes o servicios.

Precio Unitario:

1. Inclusión precio operaciones con desglose precio unitario sin impuestos.

Plazo adaptación al nuevo sistema facturación con códigos QR:

Hasta el 1 de julio de 2025, todos los sistemas de facturación deben estar implementados en empresas y autónomos con el fin de cumplir con la nueva regulación y los requisitos que impone. Las empresas pueden optar por utilizar sistemas privados de producción de pagos debidamente acreditados y reconocidos por la AEAT, o en su caso, utilizar la APP de la propia AEAT.